Vous présentez un plan de traitement, le patient repart avec son devis, puis plus rien. Personne ne vérifie s’il a compris l’échéancier ou ce que sa couverture CNSS ou CNOPS prendra en charge. Ce suivi tombe dans le vide, entre le fauteuil et l’accueil.
C’est l’espace que tient la coordinatrice de soins dentaire : elle accompagne le patient de la proposition du traitement à la dernière séance. À notre connaissance, aucun texte marocain ne réglemente ce poste ; le cabinet le définit lui-même. Voici ses missions, ses limites, une fiche de poste à copier, les indicateurs à suivre et la méthode pour créer le poste sans dérive commerciale.
En bref
- La coordinatrice de soins dentaire accompagne le patient de la remise du devis à la fin du traitement : devis, échéancier, prise en charge, planification, relances.
- Elle ne prend aucune décision clinique : diagnostic, options, risques et honoraires restent au praticien.
- Elle se pilote avec des indicateurs de suivi : devis en attente, délai de décision, plans démarrés et terminés.
- Le plus simple est souvent de promouvoir une assistante, avec un avenant écrit et du temps réellement libéré.
- Pas de commission sur les devis signés : le code de déontologie interdit toute commission (art. 16) et l’exercice comme un commerce (art. 11) ; en cas de doute, consulter l’Ordre.
Qu’est-ce qu’une coordinatrice de soins dentaire ?
C’est la personne de l’équipe chargée du suivi des plans de traitement. On parle aussi de coordinateur de traitement dentaire, de coordinatrice clinique ou d’assistante dentaire coordinatrice. Sa fonction : éviter qu’un plan proposé par le praticien reste sans suite par manque d’organisation.
Elle ne remplace ni l’assistante au fauteuil ni la secrétaire. Elle prend en charge un segment précis du parcours patient : le temps entre la proposition du traitement et sa réalisation complète, idéalement dans un bureau fermé, pour parler d’argent en toute confidentialité.
Ses missions : du bilan au suivi des devis
Avant la présentation du plan
- Vérifier le dossier : couverture (CNSS, CNOPS, assurance privée ou aucune), questionnaire médical validé par le praticien, radiographies.
- Éditer le devis à partir du plan validé par le praticien, sans rien y ajouter.
- Proposer au patient de venir avec la personne qui décide avec lui.
Juste après la présentation
Une fois que le praticien a expliqué diagnostic, options et risques, la coordinatrice prend le relais (déroulé complet dans notre article sur la présentation d’un plan de traitement dentaire).
Elle reprend le devis ligne par ligne, explique ce que la couverture peut prendre en charge (le montant final dépend de l’organisme), présente l’échéancier du cabinet et fixe une date de réponse, notée au dossier.
Script de passage de relais, à adapter :
« Le docteur vous a expliqué le traitement. Je reprends avec vous la partie pratique : le devis, le remboursement, le paiement et les dates. Pour toute question sur le soin lui-même, je la note et c’est le docteur qui vous répond. »
Le suivi des devis en attente
Un devis remis sans date de réponse est un devis oublié. La coordinatrice tient la liste des devis en attente et applique un protocole écrit : réponse aux questions, rendez-vous avec l’accompagnant, dernier contact, puis classement « sans réponse ». Délais et messages types : voir notre protocole de relance des devis dentaires.
Un « non » est une réponse valable : il se note et ne se relance pas.
Pendant le traitement
- Planifier les séances en bloc, en tenant compte des délais du laboratoire.
- Suivre l’échéancier et signaler les retards au praticien, sans décider seule de suspendre un soin.
- Reprogrammer les rendez-vous manqués et le contrôle de fin de traitement.
Ce qui reste du ressort du praticien
La règle : la coordinatrice explique l’organisation, jamais le soin. Le code de déontologie des chirurgiens-dentistes (décret n° 2-96-989 du 5 janvier 1999) prévoit que toute intervention se fait sous la responsabilité du praticien (article 24), qui exerce personnellement sa profession (article 58). L’article 30 ajoute qu’il doit expliquer ses honoraires, remettre un devis écrit avant un traitement coûteux et délivrer un reçu pour tout acompte.
| Sujet | Praticien | Coordinatrice |
|---|---|---|
| Diagnostic, indication, choix entre options | Décide et explique | Ne commente pas |
| Risques, consentement éclairé | Informe et recueille le consentement | Vérifie que le document est signé et classé |
| Honoraires | Les fixe « avec tact et mesure » | Explique le devis, ne modifie aucun montant |
| Échéancier | Fixe les règles : acompte, nombre d’échéances | Propose dans ce cadre, rien au-delà |
| « Est-ce que je peux attendre ? » | Répond | Note la question et la transmet |
Phrase réflexe : « C’est une question pour le docteur. Je la lui transmets aujourd’hui et il vous répond. » Puis elle le fait, le jour même.
Profil et compétences recherchés
Cherchez non pas un vendeur, mais une personne qui accepte qu’un patient dise non.
- Connaissance des actes, pour relire un devis sans erreur.
- Clarté, en darija comme en français, sans jargon.
- Calme face à l’argent : ni gêne, ni insistance.
- Rigueur : une liste de suivi tenue chaque semaine.
- Maîtrise des formalités CNSS, CNOPS et assurances privées.
Nous n’avons pas trouvé au Maroc de diplôme propre à la coordination de soins dentaires. Une formation d’assistante, comme le DUT « Assistants dentaires » de la Faculté de médecine dentaire de Rabat, en deux ans, donne la base clinique ; le reste s’apprend au cabinet.
À l’entretien, trois mises en situation : expliquer un devis fictif en cinq minutes, passer un appel de relance à un patient qui hésite, et répondre à « Ce n’est pas dangereux si j’attends six mois ? ». La bonne réponse transmet la question au praticien.
Fiche de poste type
Modèle à copier. Pour les rubriques générales (horaires, hygiène, tenue), reprenez notre fiche de poste d’assistante dentaire.
Intitulé : coordinatrice de soins (ou coordinateur de traitement).
Rattachement : le praticien titulaire.
Mission : accompagner chaque patient à qui un plan de traitement a été proposé, de la remise du devis à la dernière séance, sans intervenir dans les décisions cliniques.
Activités :
- Préparer les dossiers des rendez-vous de présentation.
- Reprendre avec le patient le devis, l’échéancier et le calendrier, après l’explication du praticien.
- Constituer et suivre les dossiers de prise en charge (CNSS, CNOPS, assurances).
- Relancer les devis en attente selon le protocole écrit et noter chaque contact au dossier.
- Planifier les séances et suivre les délais du laboratoire.
- Suivre les échéanciers et signaler les retards.
- Préparer le point hebdomadaire des plans en cours.
Limites : aucun avis clinique ; aucune modification de montant, d’option ou d’échéancier hors grille validée ; contact du patient uniquement par le canal qu’il a accepté.
Temps : [X] heures de coordination par semaine, le reste au fauteuil ou à l’accueil.
Confidentialité : secret professionnel, y compris après la fin du contrat. Le code de déontologie demande au praticien d’en instruire ceux qui l’assistent (article 4), et l’article 26 de la loi 09-08, contrôlée par la CNDP, y soumet toute personne qui accède aux données personnelles dans ses fonctions.
Les indicateurs qu’elle suit
Ils servent à piloter le suivi, pas à juger la coordinatrice sur l’argent encaissé.
| Indicateur | Calcul | Usage |
|---|---|---|
| Devis en attente | Devis sans réponse, classés par ancienneté | Liste de relance de la semaine |
| Délai de décision | Jours entre remise et réponse | Repérer les plans mal compris |
| Taux d’acceptation | Devis acceptés ÷ devis présentés | Tendance du cabinet, jamais objectif individuel |
| Taux de démarrage | Plans avec une première séance faite ÷ plans acceptés | Repérer les « oui » sans suite |
| Plans terminés | Plans terminés ÷ plans démarrés | Continuité des soins |
Exemple : en mars, 20 plans présentés, 12 acceptés, 9 démarrés, et 4 devis jamais rappelés. Le chiffre utile n’est pas les 60 % d’acceptation : ce sont les 4 dossiers oubliés et les 3 « oui » sans première séance.
Dans smilesIA, plans de traitement, devis, échéanciers de paiement et rappels de suivi sont rattachés au dossier patient : coordinatrice et praticien travaillent sur la même fiche.
Créer le poste : promotion interne ou recrutement ?
Combien de temps faut-il ?
Exemple : 15 plans par mois × 45 minutes (20 min de reprise du devis, 10 min de dossier de prise en charge, 3 relances de 5 min) = environ 11 heures par mois, soit moins de 3 heures par semaine. Dans ce cas, une demi-journée hebdomadaire suffit.
La méthode en 6 étapes
- Noter qui fait le suivi aujourd’hui : parfois personne, ou le praticien entre deux patients.
- Choisir la personne avec la fiche ci-dessus et les mises en situation. Une assistante en poste connaît déjà patients et actes, mais doit être remplacée au fauteuil ; une recrue externe demande plus de formation.
- Formaliser par écrit. Pour une promotion, un avenant précise intitulé, missions, temps de coordination et rémunération ; mettez aussi à jour la carte de travail. Pour un recrutement en CDI, le Code du travail (texte en vigueur en 2026) fixe la période d’essai à un mois et demi pour une employée, trois mois pour un cadre ou assimilé, renouvelable une fois (article 14).
- Former sur quatre semaines : assister à cinq présentations du praticien, apprendre les scripts, la grille d’échéancier et les formalités.
- Libérer du temps réel : bloquer des plages de coordination et confier ses tâches au fauteuil à quelqu’un d’autre pendant ces plages.
- Faire un point mensuel sur les indicateurs pendant trois mois, puis ajuster.
Ouvrez-lui seulement les accès utiles à son poste. Dans smilesIA, les droits par rôle et le journal d’activité le permettent : chacun voit ce que son rôle exige, et chaque modification reste tracée.
Rémunération et objectifs : les pièges à éviter
La commission sur les devis signés. Le code de déontologie pose que la profession ne doit pas être pratiquée comme un commerce (article 11) et interdit toute commission, à quelque personne que ce soit (article 16). Le texte ne vise pas expressément la prime d’une salariée, mais une part variable calculée sur le montant des devis acceptés s’en rapproche nettement. En cas de doute, interrogez le conseil régional de l’Ordre national des médecins dentistes (ONMD) avant de la mettre en place.
L’objectif individuel d’acceptation. Il pousse à insister, à présenter l’option la plus chère comme la seule, ou à obtenir des « oui » qui ne démarrent jamais. Le patient doit pouvoir refuser sans pression ; voir notre article sur l’éthique de la vente de soins dentaires.
La remise pour signer vite. « Si vous signez aujourd’hui, on vous fait un prix » : la coordinatrice ne touche pas aux honoraires, et l’article 35 interdit de les baisser dans un but de concurrence en dessous des barèmes en usage.
Mieux vaut un palier de salaire fixe et, pour une éventuelle part variable, des critères de qualité du suivi, plafonnés. Exemple : prime trimestrielle si 90 % des devis ont une date de réponse notée et 90 % des relances ont été faites à temps.
Erreurs fréquentes
- Donner le titre sans le temps : sans tâches retirées ailleurs, la coordination passe après le fauteuil.
- Relancer sans avoir demandé au patient par quel canal (appel, WhatsApp, SMS) il accepte d’être recontacté.
- Confondre suivi et insistance : après un « non » clair, le dossier se classe.
- Laisser le praticien hors de la boucle : quinze minutes de point hebdomadaire suffisent.
Questions fréquentes
Quel est le rôle d’une coordinatrice de soins dans un cabinet dentaire ?
Elle accompagne le patient entre la proposition du plan de traitement et la dernière séance : reprise du devis et de l’échéancier, formalités de prise en charge, planification et relances. Elle ne pose aucun diagnostic et ne choisit aucune option de traitement.
Quelle différence entre assistante dentaire et coordinatrice de soins ?
L’assistante travaille au fauteuil : préparation, aide opératoire, hygiène. La coordinatrice travaille hors du fauteuil, sur le suivi des plans de traitement. Dans un petit cabinet, la même personne peut tenir les deux rôles, sur des plages horaires séparées.
Faut-il une formation pour devenir coordinatrice dentaire ?
Nous n’avons pas trouvé au Maroc de diplôme propre à ce poste. Une expérience d’assistante, par exemple après un DUT d’assistant dentaire, est une bonne base. Le reste s’apprend au cabinet : couverture CNSS et CNOPS, protocole de relance, limites fixées par le praticien.
La coordinatrice peut-elle présenter le devis à la place du dentiste ?
Pas la partie clinique : diagnostic, options et risques relèvent du praticien, sous la responsabilité duquel se fait toute intervention (article 24 du code de déontologie). Après son explication, elle peut reprendre le devis ligne par ligne, l’échéancier et le calendrier.
À partir de quelle taille de cabinet recruter une coordinatrice ?
Il n’existe pas de seuil officiel. Multipliez le nombre de plans présentés par mois par le temps de suivi par plan. Quelques heures par mois se confient à une assistante en poste ; un poste dédié se justifie plutôt avec plusieurs praticiens ou plusieurs fauteuils.
Conclusion
La coordinatrice de soins dentaire ne vend pas : elle s’assure qu’un patient qui a dit oui soit soigné jusqu’au bout. Le praticien garde la décision clinique ; elle tient le suivi. Pour situer ce rôle dans la démarche d’ensemble, voir notre guide de l’acceptation du plan de traitement dentaire.
Pour donner au praticien et à la coordinatrice un outil commun (plans de traitement et devis, échéanciers, rappels de suivi), découvrez les modules de smilesIA.
Questions fréquentes
Quel est le rôle d'une coordinatrice de soins dans un cabinet dentaire ?
Elle accompagne le patient entre la proposition du plan de traitement et la dernière séance : reprise du devis et de l'échéancier, formalités de prise en charge, planification et relances. Elle ne pose aucun diagnostic et ne choisit aucune option de traitement.
Quelle différence entre assistante dentaire et coordinatrice de soins ?
L'assistante travaille au fauteuil : préparation, aide opératoire, hygiène. La coordinatrice travaille hors du fauteuil, sur le suivi des plans de traitement. Dans un petit cabinet, la même personne peut tenir les deux rôles, sur des plages horaires séparées.
Faut-il une formation pour devenir coordinatrice dentaire ?
Nous n'avons pas trouvé au Maroc de diplôme propre à ce poste. Une expérience d'assistante, par exemple après un DUT d'assistant dentaire, est une bonne base. Le reste s'apprend au cabinet : couverture CNSS et CNOPS, protocole de relance, limites fixées par le praticien.
La coordinatrice peut-elle présenter le devis à la place du dentiste ?
Pas la partie clinique : diagnostic, options et risques relèvent du praticien, sous la responsabilité duquel se fait toute intervention (article 24 du code de déontologie). Après son explication, elle peut reprendre le devis ligne par ligne, l'échéancier et le calendrier.
À partir de quelle taille de cabinet recruter une coordinatrice ?
Il n'existe pas de seuil officiel. Multipliez le nombre de plans présentés par mois par le temps de suivi par plan. Quelques heures par mois se confient à une assistante en poste ; un poste dédié se justifie plutôt avec plusieurs praticiens ou plusieurs fauteuils.