Gérer les congés et les remplacements sans casser l'agenda
Une bonne gestion des congés dans un cabinet dentaire ne se joue pas au moment du départ. Elle se joue trois semaines avant, quand l'agenda est encore modifiable sans déranger personne. Passé ce délai, chaque jour d'absence devient une série d'appels et d'excuses.
La méthode est simple. Dès que la date est connue, bloquez la période dans l'agenda multi-praticiens de smilesIA. Le blocage se répercute immédiatement sur la page de réservation en ligne : plus aucun patient ne peut réserver un créneau qui n'existe plus. C'est là que la plupart des cabinets se font piéger — l'agenda interne est à jour, mais le formulaire en ligne continue tranquillement de vendre des créneaux fantômes.
Ensuite, traitez les rendez-vous déjà pris. Sortez la liste des patients concernés et décidez au cas par cas : reporter, ou confier au confrère qui assure le remplacement. Les patients en cours de traitement long passent en premier. Les contrôles peuvent attendre.
Pour le remplaçant, l'essentiel est qu'il ne travaille pas à l'aveugle. Il retrouve le dossier patient, l'odontogramme numérique et les radios classées automatiquement dans le bon dossier. Il voit ce qui a été fait la dernière fois, sans devoir vous appeler pendant vos vacances.
Enfin, laissez les rappels WhatsApp et SMS faire le travail de confirmation à votre place. Un patient prévenu deux semaines avant d'un report accepte. Un patient prévenu la veille se sent oublié.
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